보고서잘쓰기 4(보고서를 작성하는 목적과 적시성(Timing))

 

왜 보고하는 가는 당연한 이야기지만 망각을 하는 경우가 있습니다. 보고서를 작성하면서도 내가 왜 보고를 하는지 이 보고를 통해서 얻고자 하는 것이 무엇인지에 대해서는 잊어서는 안됩니다.

 

▶보고서의 종류 : 정보공유, 회의자료 의제설정, 정책기획, 의견개진

 

보고서의 종류는 위와 같이 구분이 되며 보고목적에 따라 구분이 됩니다. 이는 의제설정이 목적인지, 정책기획인지, 다른 사람의 의견에 대한 의견개진 인지 "목적을 분명히 해야"  합니다. 따라서 보고서를 쓰기전에 해당 목적을 분명히 해서 확인하고 또 확인해야 합니다. 중요한 안건인 경우에는 혼자서 확인하기 보다는 동료나 상사의 확인을 받아야 합니다.


 

 

중요한 보고서 인데 중간보고 없이 동료나 상사의 확인없이 보고를 하게 될 때 최종 결재권자가 NO라고 말한다면 헛수고한 결과를 초래하게 됩니다. 보고서를 작성하면서 온갖자료를 다 수집해서 만들었는데 포인트를 빚나간 결과를 초해했다면 그동안의 노력이 물거품이 된 셈입니다. 이러한 상황이 발생되지 않도록 하기 위해서는 "상사의 정확한 의중파악, 중간보고, 중간관리자의 확인" 이 필요합니다.

 

 

앞에서도 말씀드렸듯이 보고서의 목적이나 의제가 최종 상사의 의중과 다르게 나오지 않도록 하기 위해서는 "중간관리자가 개입해서 진행사항을 체크" 를 해야 합니다. 쓰는 입장에서도 중간단계의 확인을 거쳐야 합니다. 직장생활에서 다들 가진 능력과 전문분야가 차이가 있기 때문에 다른 사람의 조이 때로는 막혔던 숨통을 트이게 하기도 합니다. 마지막에 잘 못된 보고가 될 때 "당신은 중간에서 뭐했어"라는 소리를 들을 수도 있습니다.

 

 

보고를 받는 사람이 SO WHAT이라는 질문을 하면 안됩니다. 보고받는 사람이 이러한 질문을 한다는 것은 보고의 목적이 분명하지 않았기 때문입니다. 열시히 보고서를 만들어 보고했는데 "그래서 주장하는 바가 뭡니까?라고 한다면 맥빠지는 일입니다. 그래서 이런 질문이 나오지 않도록 보고서는 목적의식을 가지고 만들고 보고서에 목적이 분명하게 드러날 있도록 해야 합니다.  

 

 

 

◆ 타이밍을 놓치게 되면

 

타이밍을 놓치면 보고받을 사람이 기다려쥐 않습니다. 내가 아닌 다른 사람으로부터 보고를 받을 수도 있습니다. 만약 그렇게 된 후 상사가 "왜 보고를 안합니까 " 라는 소리를 듣게 되다면 상당한 신뢰를 잃고 난 후입니다.


 

때를 놓치는 이유

 

첫째, 생각이 정리가 되지 않아서 때를 놓치게 됩니다. " 이렇게 보고할까" '저렇게 보고할까' 이 생각 저생각을 하다보면 때를 놏치게 됩니다.

 

둘째, 잘 만들어야겠다는 생각이 너무 앞선 경우로 욕심이 문제입니니다. 더 많은 내용을 담아야겠다고 생각하고 더 보기좋게만 만들려다 보면 때를 놓치게 됩니다. 따라서 본인에게 주어진 시간확인을 잘 하고 시간고려없이 무조건 잘 만들겠다라늘 생각을 하기 보다는 "시간 내에 만들겠다라는 생각을 먼저" 해야 합니다.

 

셋째, 중간관리자가 방향설정을 잘 못한 경우입니다. 내가 정확이 최고 경영자의 의중을 잘 파악했는데 중간관리자가 잘못 이해하고 자꾸 다른 방향을 설정한 경우입니다. 따라서 중간관리자도 상사의 의견을 잘 듣고 때로 파악을 해야 합니다.

 

넷째, 포장을 너무 화려하게 하는 경우입니다. 마지막으로 회의시작시간이 얼마 안남았는데 좋게 꾸미고, 편철하느라 늦어져서 허겁지겁 준비를 합니다. 너무 "외관만 좋게 꾸미기 보다는 내실이 있어야"  합니다.

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