보고서잘쓰기 3(보고하는 상사(상대방)은 누구인가?)
보고서를 작성할 때 고려해야 하는 두번째는 상대방입니다. 직장생활을 하는 경우에 있어서 대부분이 상사입니다. 부하직원에게 보고서로 보고를 하지 않고 일반적으로 구두로 알려줍니다. "누구에게 보고할 것인가가 분명해야" 그에 맞는 보고서가 나올 수가 있습니다.
◆ 상사가 가진 특성
상사는 부하직원보다 더 바쁩니다. 부하는 상사만 바라보면 되지만 상사는 부하직원과 또 그의 상사와 관계하기 때문입니다. 시간적인 여유가 업기 때문에 "당신이 쓴 보고서를 장황하게 들어줄 시간이 없다" 즉, 요점만 말하라는 것입니다. 상사의 경우 우선 미팅이 어렵과 보고할 기회를 갖는 것 자체가 어렵습니다. 즉 시도때도 없이 만 날 수 있는 상대방이 아닙니다.
상사는 부하직원이 어떤 사안에 대해서 말할 때 대부분 전체적인 아우트라인을 알고 있기 때문에 장황한 설명을 싫어합니다. 한두마만 듣고도 벌써 다 알고 끝까지 들으려 하지 않습니다. "그래서 어쩌자는 겨야, 하고싶은 말이 뭐야" 라면서 핀잔을 주기도 합니다. 상사별로 이러한 특성을 잘 파악하고 있어야 합니다.
상사는 잘 잊어버립니다. 보고자는 본인의 주 업무이기 때문에 늘 보고 생각만 하고 있지만 상사는 일이 많고 자신의 주 업무가 아니기 때문에 시간이 지나면 잊어버립니다. 다음단계를 보고를 하게되면 그 이전단계를 기억하지 못하고 "지금 무슨말 하고 있는 거야" 라고 할 수도 있습니다. 보고자는 상사가 당연히 알고 잇을 것이라 생각하고 계속진행상황을 보고하지만 상사는 이를 기억하지 못합니다. 따라서 보고시에는 "이전단계를 요약해서 빨리 상기시켜야" 합니다. 이러한 것은 구두보고로 하면 됩니다.
상사는 내가 보고하는 것에 대해서 일반적인 내용을 알고는 있지만 나보다 정확하고 구체적으로는 알지 못합니다. 내가 구체적으로 인지하고 있기 때문에 상사도 그러리라고 생각하고 보고를 하게 된다면 상사는 머리아프다 할 수가 있습니다. 보고시에는 상사가 "자기보다는 더 잘 알고 있을 것이라"고 생각하기 보다는 '나보다는 이 사안에 대해서 잘 모른다'라고 생각하고 보고를 해야 합니다.
반면에 상급자가 해당 사안은 잘 몰라도 그와 관련된 주변사안에 대해서는 더 많이 알고 있습니다. 주변의 것들, 훨씬 더 고급정보, 다른 시각에서 접근하는 것들을 보고자보다 더 많이 알고 있을 수가 있습니다. 따라서 보고시에 상사가 무조건 나보다 모른다고 생각하는 것보다는 "주변 상황은 나보다 더 잘안다" 고 생각하고 보고를 해야 합니다.
상사는 내가 보고하는 것에 대해서 적대적일 수가 있고 또는 우호적일 수가 있습니다. 물론 중립적인 위치일 수도 있습니다. 상사가 해당사안에 대해서 "비우호적인 경우에는 아주 쉽게 설득 중심으로" 우호적인 경우에는 "그 다음의 대안의 모색이나 방법"에 더 많은 시간을 할애해야 합니다. 즉, 보고를 받는 사람이 내가 하는 보고에 대해서 우호적인가 적대적인가 또는 긍정적인가 부정적인가를 잘 파악을 하고 있어야 합니다.
경우에 따라서는 여러 명의 상사앞에서 보고를 하는 경우가 있습니다. 이 경우에는 우호적인 상사와 비우호적인 상사가 혼재되어 있는 경우입니다. 이 경우에는 보고시에 주의가 필요합니다. 한쪽으로 치우치게 보고를 하게 되면 한쪽은 기본이 좋을 수가 있지만 다른쪽은 기분이 상당히 나쁠 수가 있습니다. 따라서 이러한 경우에는 "중립적이면서도 객관적으로" 사안에 대해서 보고를 해야 합니다.
