파워포인트 TIP - 93(꼭 알아야할 파워포인트 편리기능 설정하기)
파워포인트 TIP - 93(꼭 알아야할 파워포인트 편리기능 설정하기)
파워포인트(powerpoint)작업시 기본적으로 설정해 놓으면 편리한 기능이 몇가지 있습니다. 이러한 기능을 모르고 설정해 놓지 않으면 프리젠테이션 자료 등의 작성시 시간이 많이 걸릴뿐 아니라 간편한 클릭만으로 쉽게 할 수 있는 부분을 다시해야하는 번거로움이 있습니다.
따라서 하단부에 말씀드리는 기본적으로 많이 사용하는 기능들은 숙지하셔서 본인의 작업스타일에 맞게끔 설정 후 작업하시기 바랍니다.
● 최근 작업 문서수 늘리기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 파워포인트옵션(최 하단) - 고급 - 표시할 최근문서수(50)
파워포인트에서 작성한 문서는 기본적으로 7개가 고정되어 있습니다. 이를 초대한 늘려서 최근의 작성한 문서를 쉽게 불러올 수 있는기능입니다. 하단과 같이 office단추를 누르면 최근작업한 문서가 나타납니다. 파워포인트에서 자신이 전에 작성한 문서를 여는 방법이 오피스단추를 통해서 열수 있습니다. 이 표시할 최근문서수의 최대갯수가 50개까지 되므로 자신이 파워포인트작업을 많이 한다면 최근문서수를 최대한 많이 지정해 놓는 것이 좋습니다.
● 최소 반복회수 조정하기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 파워포인트옵션(최 하단) - 고급 - 실행 최대,최소 횟수(50)
파워포인트에서 작성한 실행 취소 최대 횟수를 저정할 수 있습니다. 작업을 하다보면 실행취소를 하고 그 전단계로 다는 과정이 필요할 때가 많습니다. 이 때 실행취소 최대 횟수를 많이 지정해 놓으면 전에 했던 작업으로 몇번의 클릭으로 되돌아 갈수 있습니니다. 최대 150회까지 확장 시킬수 있는 유용한 키입니다.
● 열어본 문서 고정하기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 최근문서(50개) 중 오른쪽(빨간박스)에 압정모양 - 클릭 - 압정박힘(변경)
위와 같이 압정모양을 박은 모양으로 변경해 놓으면 해당 문서는 다른 최근의 문서를 작성하더라도 뒤로 밀리지 않고 그 자리에 계속 있어서 쉽게 열어볼수 있습니다. 중요한 문서일 경우에는 다른 문서작업에 따라 뒤로 밀리지 않도록 압정으로 고정해 놓으면 늘 같은 자리에 고정되어 있습니다.
● 자동복구 저장간격 조정하기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 파워포인트 옵션(최하단) - 저장 - (1~120분 선택)
문서 작성시 강제로 저장하지 않더라도 설정한 시간이 되면 저장되는 기능, 기본적으로 10분 정도로 세팅이 되어 있으나 중요한 문서 작성의 경우는 시간설정을 짧게 할 필요가 있습니다. 다만 문서작성 중 저장이 자주되기 때문에 로딩이 느려지는 단점이 있습니다. 비정상적인 정전, 오류발생, 바이러스 등의 상황으로 인한 컴퓨터가 다운된 상황에서 이러한 기능은 유용하게 사용될 수 있습니다.
● 파일의 글꼴을 포함시키기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 파워포인트 옵션(최하단) - 저장 - 파일의 글꼴포함
내가 작성한 문서를 상대발이 열때 글꼴이 깨져 있거나 다른 글꼴로 변경되는 경우가 있습니다. 이러한 경우는 내가 사용한 글꼴이 상대방의 컴퓨터에는 없는 글꼴인 경우입니다. 이때 내가 사용한 글꼴을 포함시켜 저장해서 보내면 상대방이 받아서 사용할 때 상대방의 컴퓨터에도 내가 사용한 글꼴이 자동으로 깔려서 사용할 수 있는 기능입니다.
● 도구모음 사용자 지정하기
⊙ 파워포인트 기능키(좌상단) - 파워포인트옵션(최 하단) - 사용자지정 - 기능추가 및 제거
파워포인트를 작성하다가 원하는 기능키를 바로 실행시킬때 사용가능한 방법으로 우측의 저장, 실행취소, 다시실행이라는 옵션이 있는데 본인이 주로 사용하는 기능키(그룹, 그룹해제, 다시설정, 도형서식, 뒤로보내기, 레이아웃, 맞춤법검사, 배경서식, 빠른인쇄, 사용자지정애니메이션, 슬라이드개요)를 쉽게 사용할 수 있습니다.
아래와 같이 여러가지 기능키를 추가하면 파워포인트시트에서 다음과 같은 기능키가 상단에 위치함. 문서를 작성시 탭으로 찾아들어갈 필요 없이 상단에서 그 기능키를 찾아 바로 시행할 수 있습니다.
● 문서암호 지정하기
⊙ 저장 - 도구(하단부위) - 일반옵션 - 열기암호, 쓰기암호 설정
중요 문서일 경우에 다른사람이 열어보지 못하도록 하는 기능과 다른사람에게 메일등으로 자료를 송부할 경우에 암호를 알아야만 열수 있는 기능입니다. 열기암호만 지정할 경우에는 열고 난 후에도 가공할 수 없으며 가공할 수 있도록 하기 위해서는 쓰기암호도 지정해 줘야 합니다.
