보고서잘쓰기 2(무엇을 보고하려는가?)
보고서를 잘쓰기 위해서는 무엇보다도 무엇을 보고하려는가가 명확해야 합니다. 구구절절히 보고하려는 주변 내용을 많이 써놓고 막상 핵심내용을 빠뜨린다면 결코 잘 된 보고서라 할 수가 없습니다. 따라서 보고서를 잘 쓰기 위해서는
"무엇을 보고하려는 가를 끊임없이 고민해야" 합니다.
예를 들어서 청년실업대책에 대해서 보고서를 쓴다고 가정 할 때 청년실업대책의 범위도 다양합니다. 원인을 찾는데 중점을 둘것인지, 학교교육과정에 중점을 둘것인지 훈련인지, 청년고용과 관련한 청책인지 아니면 전부를 보고할 것인지를 생각해야 합니다.
보고서를 잘 쓰기위해서 먼저 "상사나 상대방이 요구하는 사항을 명확하게 해야" 합니다. 만약 그렇지 않고 장황하게 며칠간 고민해서 쓴 보고서가 의제를 완전히 벗어날 수가 있기 때문입니다. 따라서 잘 모르면 정확한 의사전달이 되도록 질문을 해야합니다. 지시하는 입장에서도 "구체적이면서도 1차적 방안까지도 제시" 를 해 줄 수 있어야 합니다. 즉, 사실만 보고할 것인지, 정보를 보고할 것인지, 의견이나 대책을 보고하는지를 명확하게 해야 합니다.
의견보고서의 경우는 우선 자신의 생각을 잘 정리를 해야 합니다. 내 생각이 머리속에서 정리가 되어 있지 않는데 좋은 보고서가 나올리는 만무합니다. 따라서 펜을 들고 보고서를 쓰기 전에 "먼저 자신의 생각을 정리를 해보고" 그 후에 논리적이면서도 명확한 뜻을 전달하는 보고서를 써 내려가야 합니다.
1. 본인의 의견과 사실이 결합된 보고서도 있을 수가 있습니다. 이 경우에는 본인의 "의견을 의견대로, 사실은 사실대로" 명확하게 구분해서 보고서를 써야 합니다.
2. 만약 이러한 사실이나 의견관계가 불분명할 경우에는 보고받는 사람의 입장에서는 질문을 하게 됩니다. 보고서를 보고 상사가 질문을 하지 않는 경우가 가장 잘 된 보고서라 할 수 있으며, 처음 부터 끝까지 질문을 하게 된다면 상사의 의중이 잘 파악된 보고서라 할 수가 없습니다.
1. 사실이나 정보를 보고할 경우에는 있는 그대로를 보고해야 합니다. 사실이나 정보보고에 있어서 가장 중요한 것이 편향적이 되어서는 않됩니다. 자기가 보고싶은 것만 보고 받아들이고 싶은 것만 받아들여서 자신의 생각을 담아서 적으면 안됩니다. 사실을 보고하는 경우에 있어서는 있는 "사실 그대로를 다 수집해서 보고를 해야" 합니다.
2. 자기 생각과 다르더라도 보고를 받는 사람의 기분이 나쁘더라도 있는 사실 그대로를 보고하는 것이 중요합니다. 즉, 보고받는 사람의 취향에 맞추 듣기 좋은 내용만 보고해서는 사실,정보보고시에는 편파적이며, 편향적 보고서가 됩니다. 따라서 있는 사실 그대로를 보고하는 것이 중요합니다.
